linia czasu

Zapraszam do przeczytania artykułu: „Wstęp do zarządzania czasem…” którego autorem jest Michał Barteczko

Jak zaplanować sobie przyszłość w sposób efektywny, jak realizować się w taki sposób jaki nam odpowiada? Milowy krok w tym kierunku pozwoli zrobić Tobie poznanie 3 pojęć, linii czasu In Time, Between Times oraz Through Time.

Poznając te 3 podstawowe pojęcia posiądziesz możliwość wykorzystywania takiej strategii jaka jest odpowiednia dla osiągnięcia konkretnego celu bo In Time nadaje się do chwilowego skupienia energii na konkretnym zadaniu i jest zupełnie inna od Between Times gdzie możemy tworzyć powtarzalność zadań albo gdy mamy do osiągnięcia cele w długiej perspektywie czasu wykorzystamy Through Time.

Słyszałem kiedyś taka metaforę, która opisywała różnice pomiędzy tymi trzema sposobami myślenia, a wydaje się być trafna, mianowicie: Through Time jest jak cały film, Between Times jest jak trailer tego filmu a In Time jest pojedynczą klatką z tego filmu.

Zapoznajmy się bardziej szczegółowo z każdą z nich.

Linia czasu In Time (W czasie)

Jak wynika z samej nazwy jest strategią, w której osoby są „w czasie”. Gdy są w danej sytuacji, w pełni zasocjowani z linią czasu i nie kontrolują upływu czasu. Linia czasu przebiega przez osobę i ta osoba jest w jej punkcie „teraz”.
Osoby żyjące na takiej linii czasu mocno asocjują się z tym co się dzieje, co robią w danym momencie. Osoba taka przykładowo odwiedzi znajomą sobie osobę i nie zauważy kiedy minie godzina, bywa, że spóźni się na umówione spotkanie bo nie weźmie pod uwagę tego, że zwykle droga w umówione miejsce zajmuje więcej czasu niż pozostało do spotkania i co najciekawsze zauważy to dopiero po przybyciu na miejsce, w dużym stopniu nie ma kontroli czasu. 
Mogą też być niecierpliwe w swoich oczekiwaniach, gdy oczekują działania natychmiastowego w pewnych kontekstach, nie lubią osobistych organizerów, planowania.

Prawdopodobnie każdy z nas przeżył typową sytuację strategii In Time będąc w kinie na dobrym filmie, kiedy tak mocno zasocjowaliśmy się z przeżywaniem akcji filmu, że nie zauważaliśmy co działo się obok nas i kiedy minęły godziny filmu.
Typową osobą, która jest w In Time będzie gracz w gry na konsoli czy komputerze, który nie wie kiedy mijają godziny i kiedy np. zastał ją świt.

Strategia In Time ma wspaniałe zastosowanie w procesie budowania najmocniejszych motywacji i tworzenia kroków milowych na drodze do osiągania danego celu.
Przykładowo rozpoczynasz naukę gry na jakimś instrumencie, wyobrażasz sobie sytuację gdy grasz na instrumencie, robisz obraz tej sytuacji i w pełni asocjując się z tym momentem przeżywasz ten stan w taki sposób jakby to już miało miejsce, jakby było prawdziwe, a co za tym idzie pojawiają się u Ciebie silne odczucia, emocje, pojawia się motywacja do działania. Na bazie tego jesteś w stanie stworzyć kolejne kroki, które Cię doprowadzą do tego właśnie momentu.

U takich osób może pojawiać się lingwistyka typu: „nie wiem kiedy to zleciało”, „czas przeleciał mi przez palce” itp.

Linia czasu Through Time

Osoby są zdysocjowane w stosunku do czasu, ich linia czasu biegnie przed nimi w taki sposób by mieć na nią wgląd. Osoby takie są świadome przepływu czasu, czas jakby biegnie przed nimi , przez co mają nad nim pełną kontrolę, mają szerszy obraz sytuacji. Są świadome tego jak wyglądały procesy w przeszłości, gdy coś rozpoczynali to kiedy to kończyli przez co mogą czerpać z tych doświadczeń. Bardzo szanują czas, w skrajnych przypadkach mają wręcz zaplanowaną każdą minutę przez co mocno utrudnione tzw. cieszenie się chwilą.

Dla kontekstów, które wymagają czasu dla osiągnięcia jakiegoś celu, osoba taka może wykazywać dużo więcej cierpliwości niż osoba z linii In Time.
Osoby Through Time lubią używać list, swoich organizerów i chcą kończyć sprawy zgodnie z planem. Rzadko się spóźniają (w przypadkach działania siły wyższej), generalnie są zawsze na czas lub chwilę wcześniej przed umówionym spotkaniem. Bycie na czas jest dla nich priorytetem czasem nawet ważniejszym niż samo spotkanie.

Linia czasu Between Times

Jest czymś pomiędzy pozostałymi liniami czasu. Jest związana z powtarzalnością, częstotliwością występowania jakiejś sytuacji. Osoby często używają zwrotów typu: „często, rzadko, od czasu do czasu, czasami” itp.

Strategia ta ma miejsce gdy osoby wykonują pewne zachowania, czynności w sposób cykliczny, z pewną systematyką i konsekwencją. Przykładowo gdy co poniedziałek chcesz chodzić na lekcje gry na instrumencie, potrzebujesz tej strategii. Życie wielu osób może być ułożone na tej linii czasu, tych, które żyją od tzw. „pierwszego do pierwszego”, „od wypłaty do wypłaty” albo pracują w tygodniu, oczekują piątku bo wtedy po pracy zaczyna się weekend czyli żyją od piątku do piątku.

Spotkałem się z generalizacjami, gdy osoby nazywało się intimeowcami, throughtimeowcami itd. Ważnym jest aby zaznaczyć, że nie są to genetyczne uwarunkowania tylko nabyte preferencje.

Mając pogląd na te trzy strategie możesz zacząć zauważać ewentualne błędy w swoim lub innych postępowaniu i zacząć korzystać ze wszystkich trzech w takich kontekstach gdzie uznasz, że mają najlepsze zastosowanie.
 Na przykład w pewnych zachowania typowych dla In Time, dla różnych nałogów, gdy nie zauważa się konsekwencji danego działania bo nie ma dostępu do przeszłości gdzie dane konsekwencje miały już miejsce warto wdrożyć postępowanie Through Time.

Biorąc pod uwagę podejście z drugiej strony gdy osoba planuje każde swoje działanie i przewiduje jego konsekwencje może doprowadzać do tego, że nigdy nie rozpoczyna realizacji tych działań, przez co nie osiąga swoich celów. Osoby, które swoje sprawy finansowe mają oparte o Between Time mogą doświadczać ograniczenia w postaci braku perspektywy wybiegającej w planowanie przyszłości, mogą żyć od wspominanego pierwszego do pierwszego i nie móc zaplanować np. jakiś poważniejszych inwestycji, które wymagają długoterminowego planowania w oparciu o Through Time.

Możliwe, że zwróciłeś uwagę na telewizyjne reklamy paramedyków zbudowane w oparciu o strategię In Time, gdy środek np. na objawy grypy, działa „teraz”, natychmiastowo daje wyniki, co oczywiście może być kuszące ale może zamknąć nam drogę do sprawdzenia innych możliwości dających na koniec ten sam efekt ale wymagających dłuższej perspektywy czasowej czyli działającej w oparciu o Through Time i jednocześnie może być procesem zdrowszym dla organizmu.

Obserwując rozwój swojej kilkuletniej córki mogłem zaobserwować jak rozwijają się u niej powyższe 3 strategie. Do pewnego momentu chodziła do przedszkola „teraz”, wykonywała pewne czynności „teraz”, tak z czasem pojawiło się u niej rozróżnienie, że pewne czynności mają miejsce konkretnego dnia tygodnia, np. lekcje karate w czwartek, zabawy z pieskami w poniedziałek, lekcje angielskiego we wtorek co wiązało się z planowaniem, że należy się przygotować wcześniej do tych zajęć zabierając ze sobą odpowiedni strój czy zeszyt z obrazkami. W ten sposób poczynając od wrodzonego In Time, zaczyna się uczyć Between Times i Through Time.

In Time pozwoli Ci zdobyć motywację, za pomocą zasocjowania się z konkretną sytuacją, w konkretnym czasie i otrzymaniem silnego bodźca emocjonalnego, Between Times da Ci możliwość zaplanowania na linii czasu systematyczność i powtarzalność np. dla płacenia rachunków na czas, Through Time daje strategie na planowanie całego życia, planowania długoterminowych inwestycji finansowych.

—

Michał Barteczko
Trener rozwoju osobistego, Trener NLP, Coach, Autor
http://mindabout.pl

Artykuł pochodzi z serwisu www.Artelis.pl

zarządzanie czasem - złodzieje czasu

Jednym z podstawowych powodów „braku czasu”, jest poddawanie się kradzieży czasu. Jeśli chcesz zwiększać swoją produktywność i doskonale zarządzać sobą w czasie, naucz się ich unikać!

Kim są złodzieje czasu?

To osoby, które zlecają Ci niezapowiedziane, czasochłonne i uciążliwe zadania. Nawet nie zauważasz, kiedy mija kilka godzin a Ty masz przed sobą jeszcze tyle pracy!

Przykłady kradzieży czasu:

• Masz wspaniale poukładany plan dnia i jesteś w połowie jego realizacji. Nagle Twój współpracownik wchodzi do Ciebie i z oczami kota ze Shreka (Puszka Okruszka) prosi, abyś zajął się jakimś ważnym zadaniem, bo on musi pilnie wyjść na spotkanie.
• Albo idziesz na 5 minutową przerwę i spotykasz koleżankę, która wciąga Cię w długą rozmowę. Zanim się obejrzysz, czas rozciągnął się z 5 do 50 minut, a zadania czekają do realizacji.
• Innym razem koncentrujesz się nad ważnym zadaniem, ale co chwilę dzwoni do Ciebie telefon lub przychodzi powiadomienie o nowym mailu, który koniecznie „musisz” przeczytać.

Oczywiście, nie można od razu odrzucić wszelkich próśb ani rozmów ze współpracownikami. Natomiast trzeba nauczyć się odróżniać zobowiązania i przyjacielską przysługę, od kradzieży.

Aby lepiej zarządzać czasem i eliminować „kradzieże”, należy:

• Poświęcić 100% koncentracji na zadaniu, wyłączając telefon, komunikator czy program pocztowy: zawsze możesz przecież oddzwonić, czy odpisać godzinę później…
• Postępować asertywnie i odmawiać, gdy zlecane nam zadanie zakłóci plan dnia i pociągnie za sobą konsekwencje.
• Pilnować swój czas, spędzany poza produktywnymi godzinami, np. podczas przerw.
• Dawać do zrozumienia osobom z otoczenia, że Twoja praca jest ważna i w jej czasie jesteś zajęty, a nawet niedostępny

Warto też, jeśli jest taka możliwość, pracować poza godzinami pracy innych osób. Wtedy jest mniejsze prawdopodobieństwo, że będzie Ci ktoś przeszkadzał. Ja sam gdy pracowałem na etacie, zostawałem 1 lub 2 godziny po wyjściu wszystkich z firmy, aby w ciszy i spokoju pracować nad kluczowymi projektami.

A kiedy Ty sam jesteś dla siebie takim złodziejem?

Czasem nieświadomie wyszukujemy sobie zajęcia, które kradną nam cenny czas. Jak mawia Brian Tracy, najgorszym błędem zarządzania czasem, jest robienie rzeczy zbędnych. Dlatego co jakiś czas zapytaj siebie: Czy jestem produktywny, czy tylko aktywny? Czy to co robię w tym momencie, zbliża mnie do wyznaczonych celów, czy oddala? Czy jest jakiś sposób, abym mógł lepiej wykorzystać swój czas?

Pamiętaj, że problemy z „brakiem czasu” nie są związane z małą ilością godzin, które masz do dyspozycji, lecz ze sposobem ich wykorzystania!

Pozdrawiam,
Marcin Kijak

Analiza Zarządzania Czasem

Nauka zarządzania czasem jak każda inna droga, ma swój początek i koniec. A przynajmniej stacje, na których możesz się zatrzymać, bo doskonalić swój warsztat można do końca życia. Aby skutecznie wprowadzić zmiany w swojej organizacji dnia i zoptymalizować wykorzystywany czas, trzeba zacząć od analizy sytuacji bieżącej.

Większość osób zupełnie lekceważy punkt startu. A tak naprawdę, to dzięki niemu wiemy, co dokładnie trzeba zmienić, a za co nie warto się zabierać, bo szkoda czasu!

Jedną z prostszych, a zarazem skutecznych metod analizy umiejętności zarządzania czasem jest protokół przebiegu dnia. Prowadząc taki protokół przez kilka dni (np. tydzień), możemy dokładnie określić swoje słabe strony, wąskie gardła a także silne. Te pierwsze należy zmienić, te drugie zostawić lub wzmocnić.

Czym jest protokół przebiegu dnia i jak pomoże w zarządzaniu czasem?

To prosta tabela, zawierająca podstawowe informacje o tym, jak przebiega Twój dzień. Znajdują się w niej wiersze z kolejnymi działaniami, których się podejmujesz, oraz kolumny z informacją o nich. W kolumnach takich powinno się znaleźć: nazwa działania, priorytet, pilność, czas przeznaczony (szacowany) i rzeczywisty, oraz dodatkowe informacje, zależne od Twojego dnia.

Warto też dodać informację o sposobie wykonania pracy. Czy coś zajęło nam zbyt dużo czasu przez perfekcjonizm? Czy niedokańczany sprawy i przekładamy na później? Czy któreś zadanie przekracza nasze kompetencje lub nie potrzebuje takich wysokich jak nasze? Czy daną czynność można było wydelegować? Czy działamy według procedury, czy za każdym razem od nowa wysilamy się i kombinujemy, jak to zrobić? Czy można było z czegoś zrezygnować? Czy coś zajęło 80% czasu a dało tylko 20% lub mniej rezultatów?

Teraz ważne: Nie wpadnij w pułapkę zajmowania się przez pół dnia tabelką! Zrób jedną w edytorze lub arkuszu kalkulacyjnym, wydrukuj i wypełniaj jak najszybciej i najprościej. Poświęć 10-20 minut dziennie, to wystarczy!

Po kilku dniach wypełniania takiego protokołu, będziesz w stanie zidentyfikować swoje słabe i mocne strony. Wtedy wystarczy popracować nad każdą z nich, aby zmaksymalizować swoją wydajność pracy.

Już na tym etapie możesz podzielić zarządzanie czasem na kilka kategorii/obszarów i ocenić od 1 do 5. Np.: umiejętność delegowania, odkładanie na później, niedokańczanie spraw, etc. Następnie wyznacz cele z konkretnymi datami, związane z poprawą każdego obszaru zarządzania czasem. To będzie Twoja stacja, na której gdy się zatrzymasz – wyznaczysz kolejne cele. I tak po kilku czy kilkunastu miesiącach zauważysz, że robisz w ciągu dnia dwa lub trzy razy więcej wartościowych rzeczy niż wcześniej i osiągasz lepsze efekty!
Pozdrawiam
Marcin Kijak

Inteligentne Zarządzanie Czasem

marnowanie czasu

Jak wynika z badań (m.in. Stanford Univ.), ludzie wykorzystują od 2 do 10% swoich możliwości. Dlaczego tak jest? Jednym z powodów jest marnowanie czasu. Geniusze których „posądza się” o używanie 30, 40 czy 50% swojego potencjału, to osoby, które efektywnie zarządzają czasem. Są skuteczne w tym co robią i skoncentrowane na pracy.

Co z tego wynika?

Możesz błyskawicznie stać się geniuszem i zwiększyć swój potencjał, jeśli tylko nauczysz się sztuki zarządzania czasem. A przede wszystkim priorytetami. Gdy zaczniesz koncentrować się na tym, co najważniejsze, natychmiast wzrośnie Twoja efektywność (uwaga: efektywność, a nie efektowność – to co innego!).

Badania na pracownikach dużych firm wskazują, że przeciętny zatrudniony spędza od 3 do 4 godzin na pracy. Resztę czasu spędza na rozmawianiu ze współpracownikami, przeglądaniu stron internetowych, czytaniu gazet, piciu kawy i herbaty, spożywaniu lunchy i kanapek oraz słodyczy, rozglądaniu się po biurze, pisaniu sms’ów, rozmawianiu przez telefon, itd. Jednym słowem: marnowaniem czasu.

Pomyśl tylko: Będą właścicielem takiej firmy, Twoje obroty mogą wzrosnąć 2-3 krotnie, jeśli tylko pracownicy zaczną lepiej korzystać z czasu, za który im płacisz! A więc naucz ich zarządzania czasem i skutecznego działania.

Często brak skutecznego działania jest wynikiem braku informacji, celu pracy i wizji firmy i siebie, jako jej elementu.

Mówi się, że każdy z nas ma przeciętnie 200 tysięcy godzin do wykorzystania. Pomyśl tylko, że połowę tego możesz zmarnować! Naucz się zarządzania czasem i korzystaj z życia! Jeśli szybciej wykonasz swoje zadania, wolny czasz możesz wykorzystać na swoje hobby, przebywanie z rodziną, czy pomaganie innym. Pomyśl o tym!

Pozdrawiam i życzę więcej wolnego czasu!

Marcin Kijak

Wielbiciel i praktyk zarządzania sobą w czasie

Zarządzanie Czasem i Sobą

Zarządzanie czasem to tak naprawdę zarządzenie sobą samym. Zarządzanie czasem jest jak słońce, wokół którego krążą planety. Wokół czasu krążą nasze zadania, cele, role życiowe, praca i wszystko inne. To od ilości i jakości czasu który poświęcimy na poszczególne dziedziny naszego życia, zależy ich jakość.

Jakie funkcje spełnia zarządzanie czasem?

Po pierwsze, zarządzanie czasem to działanie ukierunkowane na cele. Dzięki temu, działamy w odniesieniu do przyszłości i sporządzonych planów, oraz marzeń. Z kolei osiągając swoje cele, osiągamy szczęście i spełnienie – fundamenty naszego życia.

Po drugie, zarządzanie czasem to optymalne korzystanie z zasobów. Dzięki niemu, możemy działać efektywnie, wydajnie. Zarządzając czasem i projektami, jesteśmy w stanie lepiej poświęcić swoją energię, umiejętności i zrobić więcej w krótszym czasie.

Po trzecie, zarządzanie czasem to działanie pro aktywne. To dzięki niemu zamiast reagować na sytuacji i gasić pożary, jesteśmy kreatorami życia.

Po czwarte, zarządzanie czasem to eliminacja stresu. Niwelujemy w ten sposób wiele czynników stresogennych, kończymy sprawy rozpoczęte (GTD) i jesteśmy spokojni wiedząc, czego możemy się spodziewać.

Po piąte, zarządzanie czasem to zachowanie równowagi w życiu. W oparciu o pełnione role i wyznaczone cele, potrafimy przeznaczyć czas na każdą z ważnych dziedzin naszego życia. Zarówno zawodowego, jak i rodzinnego. Zarządzanie czasem to nie tylko optymalizacja czasu pracy, ale także planowanie czasu na hobby, odpoczynek (ostrzenie siekiery), czas spędzany z najbliższymi a także zabawę.

Już teraz podejmij decyzję, że opanujesz po mistrzowsku sztukę zarządzania czasem. Zwiększając swoje kompetencje w tej dziedzinie, zwiększysz wyniki w każdej innej dziedzinie Twojego życia. Wszyscy ludzie sukcesu umiejętnie posługują się czasem, wykorzystując go w optymalny sposób. Dołącz do nich!

Pozdrawiam,

Marcin Kijak

Rozwój osobisty w praktyce!

zarządzanie czasem i efektywnością

Zarządzanie czasem to tak naprawdę organizowanie swojego życia. Gdy jesteś świadom upływającego czasu i umiesz go dobrze zagospodarować, stajesz się menedżerem własnego życia.

Oto, jak w prosty sposób zyskać więcej wolnego czasu i organizować swoje życie:

Zarządzanie czasem i efektywnością #1. Przygotuj sobie produktywne środowisko

Pamiętaj, że na Twoje wyniki wpływa wszystko. Począwszy od ilości godzin które spędzasz na pracowaniu, aż po kolor koszuli. Poważnie!

Zanim przystąpisz do pracy, zorganizuj sobie stanowisko. Miejsce, w którym możesz komfortowo usiąść i pracować, potrzebne do pracy rzeczy. Zapewnij sobie spokój, wyłączając telefon, komunikator internetowy, program pocztowy. Jeśli lubisz, włącz muzykę która mobilizuje Cię do działania.

Stwórz takie warunki, w których uzyskasz wysoką koncentrację i możliwość ciągłej pracy przez 1-2,5 godzin. To zaoszczędzi Ci mnóstwo czasu na niepotrzebną bieganinę i zajmowanie się rzeczami o małej wartości. Jednocześnie dramatycznie zwiększy się Twoja produktywność.

Zarządzanie czasem i efektywnością #2. Stwórz jasny plan działania

Jedna minuta planowania to od 10 do 60 minut czasu zaoszczędzonego na działanie bez planu. Zawsze zapisuj wszystkie zadania do wykonania. Następnie wyznacz priorytety. Pamiętaj, aby dobrze oszacować czas i zostawić sobie ok. 20% czasu na rzeczy niespodziewane. Nigdy nie masz pewności czy zadanie które wydaje Ci się, że zrobisz w 15 minut, nie zajmie 30 minut!

Zarządzanie czasem i efektywnością #3. Deleguj co możesz

Delegowanie to najlepszy sposób zarządzania czasem. Jeśli jest ktoś, kto może zrobić Twoją pracę szybciej, lepiej lub godzina pracy tej osoby kosztuje mniej, niż Twoja, zawsze deleguj. To zaoszczędzi Twój cenny czas i energię. Co więcej, czasem okaże się, że zadanie jest wykonane lepiej, niż sam byś to zrobił w pośpiechu!

Zarządzanie czasem i efektywnością #4. Usuwaj niepotrzebne

Kolejny klucz do skutecznego zarządzania czasem to eliminacja rzeczy zbędnych. Po pierwsze, usuwaj zaraz po napisaniu listy zadań do wykonania. Zadaj sobie pytanie: Czy to zadanie zbliży mnie do celów? Jeśli z niego zrezygnuję, czy poniosę konsekwencje? Czy na pewno jest to takie ważne i warte mojej uwagi i czasu?

Po drugie, usuwaj po nadaniu priorytetów. Jeśli coś ma niski priorytet to być może możesz zamienić to zadanie na takie, które ma wyższy? Przemyśl to!

Zarządzanie czasem i efektywnością #5. Stosuj zasadę Pareto

Pewnie słyszysz lub czytasz o tej zasadzie po raz setny. Ale to dobrze.  Zasada Pareto ma ogromny wpływ na Twój sukces. Możesz być osobą przeciętną która robi wszystko, co przyjdzie do głowy. Możesz też być człowiekiem sukcesu, który wybiera te 20 procent czynności, które dają 80 procent wyników. Resztę usuń lub deleguj.

Przykładowo, jeśli zajmujesz się sprzedażą, poświęcaj min. 80 procent czasu dla 20 najlepszych klientów. Resztę odeślij do konkurencji a sam poszukaj kolejnych, kluczowych klientów.

Jeśli studiujesz, poświęć 80 procent czasu na wiedzę, która jest najważniejsza. Na te 20 procent informacji, których znajomość pomoże Ci zdać egzamin, opanować przedmiot czy przyda się w praktyce.

Jeśli jesteś menedżerem, wybierz 20% zadań i czynności które dadzą 80% wyniku. Poświęć im najwięcej czasu.

Zarządzanie czasem i efektywnością #6. Planuj z wyprzedzeniem

Twórz zarówno plany dzienne, tygodniowe, jak i miesięczne a nawet roczne. W planie dziennym wypisz wszystkie zadania, którymi się zajmiesz. W planach tygodniowych podobnie.

W planie miesięcznym i rocznym wypisz kluczowe zadania oraz cele, które chcesz osiągnąć. Dzięki temu będziesz poruszać się po prostym torze do sukcesu.

Zarządzanie czasem i efektywnością #7. Zawsze wyznaczaj cele

To kolejny temat który pewnie znasz. Ale czy stosujesz tą wiedzę na co dzień?

Zawsze wyznaczaj cele. Zapisuj je i ustalaj daty osiągnięcia. Duże cele podziel na mniejsze i również zaplanuj w czasie. Codziennie rano oglądaj lub przepisuj listę celów i planuj w odniesieniu do nich. Wieczorem zadawaj sobie pytanie: Które zadania z dzisiejszego dnia zbliżyły mnie do celów? Które były zbędne? Co mogę jutro zrobić lepiej? Jak lepiej mogę wykorzystać swój cenny czas?

Pytania generują odpowiedzi i zmuszają Cię do wysiłku intelektualnego. Ludzie sukcesu zadają sobie mądre pytania. Ludzie odnoszący porażki nie zadają sobie pytań lub robią to w niewłaściwy sposób. Pamiętaj, aby należeć do tych pierwszych i zyskać więcej wolnego czasu na to, co kochasz robić i dla tych, których kochasz!

Pozdrawiam,

Marcin Kijak

Zarządzanie czasem a praca

Praca to miejsce do… pracy. Truizm?

A jednak wielu ludzi przychodzi do pracy aby pogadać z przyjaciółmi, wypić kawę, zjeść lunch, poklikać w Internecie. Potem dziwią się, że nie osiągnęli tego, co zaplanowali. Że kto inny awansował lub wciąż zarabiają za mało pieniędzy.

Oczywiście nie neguję utrzymywania relacji z współpracownikami i wypicia porannej kawy. Natomiast w momencie gdy staje się to sposobem na zabicie czasu, lepiej jak najszybciej z tym skończyć!

A oto 5 sytuacji, przez które tracisz swój cenny czas w pracy:

1. Pogawędki ze współpracownikami.

Według badań firm i instytutów oceniających efektywność w pracy, przeciętny pracownik traci od 50 do 70% czasu na zbędne rozmowy o rzeczach kompletnie nieważnych. Rano trzeba pogadać na rozpoczęcie dnia, potem wypić wspólnie kawę, potem pójść na lunch i stracić kolejne 1,5 godziny. Następnie kolejna wspólna kawa, obiad i dziesiątki drobnych przerw w trakcie pracy.

Jeśli nie pracujesz aby wypełnić wolny czas, a chcesz efektów i rozwoju, skończ z tym. Powiedz znajomym, że chętnie się z nimi spotkasz ale po pracy!

2. Rozmowy telefoniczne.

Telefon ma to do siebie, że dzwoni w najmniej odpowiednim czasie. A faktem jest to, że powrót do uprzednio wykonywanej czynności i pełna koncentracja na zadaniu zabiera dużo czasu. Czasem 5 minut rozmowy może spowodować, że stracisz godzinę czasu na ponowne wdrożenie się do pracy.

Każdy telefon i wymiana zdań pozostawia mnóstwo niekontrolowanych myśli po jej skończeniu. A to kolejny czynnik obniżający Twoją efektywność.
Godzinne pogawędki w pracy „ze służbowego telefonu” to kolejny kluczowy czynnik który marnuje Twój czas i obniża wyniki.

Ustal godziny w których pracujesz i masz wyłączony telefon, a odbieraj go tylko w momencie, gdy faktycznie możesz to robić. Dobrym nawykiem jest oddzwanianie w podróży. Gdy wracasz z biura, wystarczy zestaw słuchawkowy aby w samochodzie oszczędzić mnóstwo czasu, który straciłbyś w pracy!

3. Przypadkowi goście.

Niespodziewany gość który chce zamienić z Tobą „słówko” może zając Ci cenne minuty, a czasem godziny pracy. Działa też podobnie jak telefon, rozpraszając uwagę i zwiększając nakłady czasu i energii na ponowne wdrożenie się do pracy. Zamykaj drzwi, poinformuj że jesteś zajęty, powieś kartkę z zakazem wstępu. Zrób cokolwiek, aby pozbyć się niepotrzebnych gości. A gdy już taki wejdzie i nie jest to sprawa ważna, wstań i powiedz: „Witaj, niestety akurat wychodzę z pokoju, odprowadzę Cię do drzwi. Porozmawiamy kiedy indziej.”

4. Brak zdecydowania.

Cechą ludzi sukcesu jest szybkie podejmowanie decyzji. Zwlekanie godzinami, tygodniami czy nawet miesiącami to olbrzymia strata czasu i energii. Bowiem każda rozpoczęta sprawa angażuje Twój mózg i zapełnia jego pamięć tymczasową. Działa to podobnie jak RAM w komputerze, który zapychany jest przez niepotrzebnie uruchomione programy.
Krótka analiza sytuacji oparta na faktach, burza mózgu czy mini SWOT i decyzja podjęta. Lepiej podjąć błędną decyzję, niż wcale jej nie podjąć!

5. Odkładanie spraw na później.

Z poprzednim tematem łączy się nawyk odkładania spraw na później. Mając tysiąc rozpoczętych spraw powodujesz, że wszystkie one „wiszą” w Twojej pamięci niczym natarczywe muchy. Nie pozwalają Ci zdrowo myśleć i podejmować kolejnych trafnych decyzji. Pozbądź się ich!

Przeczytaj o metodzie GTD, czyli „Getting Things Done” Davida Allena. Metoda polega na segregacji i zarządzaniu informacjami. To podstawowe narzędzie zarządzania czasem! Dzięki temu zyskujesz mnóstwo wolnego czasu i oczyszczasz swoją pamięć tymczasową.

Jeśli zaczniesz poważnie traktować swoją pracę i pracować dla wyników, a nie zabicia czasu – masz szansę na wspaniałą karierę!

Pozdrawiam,
Marcin Kijak

ProjektSukces.pl – Rozwój osobisty w praktyce!

zarządzanie czasem

Jak efektywniej zarządzać sobą w czasie i organizować pracę?

Zarządzanie czasem #1: Umiejętnie korzystaj z prawa Parkinsona

Na pewno kojarzysz „syndrom studenta”, prawda? 90% studentów odkłada naukę, czy przygotowanie pracy zaliczeniowej na sam koniec. Siadają na noc przed egzaminem i wkuwają materiał, którego opanowanie normalnie zajęło by kilka tygodni.

Parkinson na podstawie swoich badań, zaobserwował ciekawe zjawisko. Polega ono na rozwlekaniu czynności wraz z ilością czasu, którą chcemy na nią poświęcić.  I więcej poświęcisz czasu na wykonanie danej czynności, tym więcej czasu zajmie Ci jej wykonanie!

Jaki jest z tego wniosek? Ustalaj krótkie terminy. Staraj się ustalić minimalny termin w którym wykonasz daną pracę. Zapoznaj się z metodą łańcucha krytycznego aby jeszcze  efektywniej korzystać z tego prawa.

Zarządzanie czasem #2: Przestań odkładać na później!

Jeśli masz coś zrobić, zrób teraz. Ciekawy model zarządzania sprawami opracował David Allen (GTD). Jeśli pojawi się jakaś sprawa do wykonania, to:

1. Jeśli ma zająć mniej niż 2 minuty, wykonaj natychmiast
2. Jeśli ma zająć więcej, niż 2 minuty, zaplanuj (wpisz do kalendarza/listy rzeczy do wykonania)
3. Jeśli nie warto jej wykonywać, pozbądź się jej (wyrzuć, zdeleguj, przesuń do spraw które może kiedyś zrobisz)

Zarządzanie czasem #3: Ustalaj priorytety

Nie ma nic gorszego niż długa lista rzeczy do zrobienia, a Ty nie wiesz za co się teraz zabrać. Ustalaj priorytety wg tego, co jest dla Ciebie ważne i pilne. Dobrym a zarazem prostym rozwianiem jest metoda ABCDE, gdzie:

A – rzeczy które musisz zrobić, a niezrobienie będzie się wiązało z poważnymi konsekwencjami

B – rzeczy które powinieneś zrobić, konsekwencje łagodniejsze niż w A

C – coś, co miło byłoby zrobić, brak konsekwencji

D – do delegowania komuś innemu

E – do eliminacji

Mając więcej zadań w jednej kategorii, uszereguj je wg pilności: A1, A2, B, C1, C2, C3 itd. Zawsze wykonuj najpierw zadania A, potem B, potem C itd. Nie przechodź do niższej kategorii, póki nie ukończysz wszystkich z wyższej.

Zarządzanie czasem #4: Koncentruj się na zadaniu

Minuta pracy w pełnej koncentracji jest wydajniejsza, niż 10, 15 a nawet 30 minut pracy z mniejszą koncentracją. Wyłącz telefony, zamknij drzwi, odłącz się od Internetu jeśli z niego nie musisz korzystać. Skup się na swoim zadaniu i wytrwaj tak długo, aż ukończysz swoje zadanie. Jeśli musisz dłużej pracować, co godzinę zrób sobie przerwę i odpręż się.

Zarządzanie czasem #5: Deleguj wszystko, czego nie musisz sam wykonać.

Delegowanie to najważniejsza umiejętność menedżera. Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność i nie masz ludzi do pomocy, poszukaj kogoś przez Internet, zapytaj znajomych, rozejrzyj się na forach. Część czynności które wykonujesz, na pewno można komuś zlecić!

Pozdrawiam,

Marcin Kijak

PS.: Jeśli masz jakieś ciekawe wskazówki i doświadczenia związane z zarządzaniem czasem i organizacją pracy, podziel się z nami na blogu! Najlepsze komentarze będą nagradzane!

Zbyt wiele do zrobienia, zbyt mało czasu

Poczucie przytłoczenia zbyt dużą ilością rzeczy do zrobienia i zbyt małą ilością czasu jest  najbardziej powszechną formą stresu doświadczaną przez menedżerów. „Ubogość w czas” jest w rzeczywistości największym problemem, przed którym stoją dzisiejsi menedżerowie. Po prostu nie mamy czasu aby wywiązać się z naszych zobowiązań.

Z powodu ograniczeń budżetowych, zmniejszaniu liczby pracowników, redukcji, czy presji współzawodnictwa, poszczególni menedżerowie są zmuszeni podejmować się coraz więcej pracy, co wydaje się być koniecznym do tego aby firma lub departament funkcjonowały bez zakłóceń.

Stań się ekspertem

Stań się ekspertem od zarządzania czasem, a rozwiążesz problem nadmiernego obciążenia pracą. Nie ma chyba żadnej innej umiejętności, której mógłbyś się nauczyć, i która przyniesie Ci więcej zysku niż ogromna wiedza i doświadczenie w wykorzystaniu praktyk zarządzania czasem.

Bądź otwarty na nowe pomysły

Najbardziej niemądry menedżer to ten, który czuje, że nie ma czasu na naukę zarządzania czasem albo jeszcze gorzej, menedżer, który będąc obciążony pracą czuje, że już wszystko wie co wiedzieć powinien na ten temat.

Nigdy nie przestawaj się uczyć

Prawdą jest, że możesz uczyć się zarządzania czasem i uczestniczyć w szkoleniach dotyczących zarządzania czasem przez całe swoje życie zowodowe i nie nauczyć się wszystkiego co potrzebujesz wiedzieć do tego aby dać z siebie wszystko podczas wykonywania pracy w najbardziej efektywny sposób.

Klucze do zarządzania czasem

Dwa niezbędne klucze do zarządzania czasem:

1. umiejętność ustalania priorytetów
2. umiejętność koncentrowania się wyłącznie na jednej rzeczy w danym czasie.

Ponieważ nigdy nie ma wystarczajaco dużo czasu aby zrobić wszystko co ma być zrobione, musisz nieustannie ustalać priorytety dotyczące Twoich działań. Być może najlepszym pytaniem, które powinieneś zapamiętać i ciągle sobie powtarzać jest „Co jest najbardziej wartościowym wykorzystaniem mego czasu w danej chwili?”

Najlepsze pytanie ze wszystkich

Pytanie „Co jest najbardziej wartościowym wykorzystaniem mego czasu w danej chwili?” bardziej niż jakiekolwiek inne pytanie z listy dotyczącej strategii zarządzania czasem sprawi, że będziesz skupiony, godzina po godzinie.

Zacznij od zadań najważniejszych

Naturalną tendencją każdego z nas jest specjalizowanie się w rzeczach drobnych i uleganie pokusie uprzątania małych rzeczy w pierwszej kolejności. W końcu małe rzeczy są łatwiejsze i przyjemniejsze niż duże, ważne rzeczy, które są najbardziej wartościowym wykorzystaniem naszego czasu.

Samodyscyplina w organizowaniu pracy i skupianie się na zadaniach najwyższej wartości są jednak początkiem przejęcia kontroli nad naszym czasem i zmniejszeniem poziomu stresu.

Ćwiczenie:

Poniżej znajdują się dwie rzeczy, które możesz zrobić od razu aby przejąć kontrolę nad swoim czasem.

Po pierwsze, postanów już dzisiaj, że zostaniesz ekspertem od zarządzania czasem. Czytaj książki, słuchaj programów audio i uczestnicz w szkoleniach zarządzania czasem. Potem ćwicz ćwicz ćwicz każdego dnia, dopóki nie opanujesz umiejętności zarządzania czasem.

Po drugie, każdego dnia, zanim zaczniesz prace, wyznaczaj jasne priorytety. Nastepnie zdyscyplinuj się aby rozpocząć od najważniejszych zadań i pracować nad nimi aż do ich ukończenia. Zmniejszy to poziom stresu od razu.

–

Zobacz też darmowe kursy internetowe, które pomogą Ci lepiej organizować swoje życie! Starannie wybrane artykuły Briana Tracy i innych trenerów, dostępne dla Ciebie od zaraz!

Ludzie sukcesu charakteryzują się pewnymi cechami wspólnymi. Wyróżniam tu 7 dyscyplin, z których jedną jest  codzienne zarządzanie czasem.

Oczywiście wiemy, że każda minuta poświęcona na planowanie, oszczędza nam dziesięć minut przy wykonywaniu. Dokładne zaplanowanie sobie każdego dnia przed rozpoczęciem pracy, zaoszczędzi ci co najmniej dziesięciu minut za każdą minutę poświęconą na planowanie.

Badania wykazują, że podniesie to twoją produktywność o 25 do pięćdziesięciu procent, może nawet ją podwoi. Jeśli nie pracujesz według planu, to po prostu reagujesz na to, co się dzieje wokół. Ktoś przychodzi, dzwoni telefon, coś ci przerywa, a ty biegasz. A kiedy masz plan, po prostu go realizujesz. Masz tor, po którym biegniesz, realizujesz swój plan.

Zarządzanie czasem rozpocznij od codziennego napisania listy celów. Myśl na papierze i zapisz wszystko, co masz zrobić w ciągu dnia. Najlepiej przygotować tę listę poprzedniego wieczoru. Twoja podświadomość będzie wtedy pracowała nad tym planem już w nocy. Często rano obudzisz się ze świetnym pomysłem w głowie.

Kiedy masz swój plan, zapisuj na nim też wszystkie pozostałe czynności, jakie wykonasz w ciągu dnia. Ktoś ci mówi, aby zadzwonić tam i tam. Zapisz to na liście, zanim zadzwonisz. Odbierasz telefon, zapisz to. Otwierasz pocztę, zapisz to. W tym zapisywaniu przed rozpoczęciem jest coś, co pozwoli ci zachować kontrolę nad swoim życiem. Później uszereguj listę według priorytetów.

Wykorzystaj zasadę 80/20. 20% punktów na liście przyniesie ci 80% wartości danego dnia. Które z nich są najbardziej wartościowe?

Pozdrawiam,
Brian Tracy

PS.: Zapisz się na darmowy biuletyn, dostępny na stornie www.BrianTracy.pl